Zásady ochrany osobních údajů společnosti IceWarp

Zásady ochrany osobních údajů společnosti IceWarp

Společnost IceWarp považuje odpovědné shromažďování, používání a důvěrnost shromažďovaných osobních údajů za nesmírně důležité pro to, aby internet mohl plně využít svůj potenciál. Současně si zakládáme na tom, že soukromí a důvěra jsou základními kameny filozofie našeho fungování. Proto je naším cílem pracovat na tom, abychom spojili to nejlepší z internetových technologií s ochranou soukromí, a abychom tak mohli poskytovat produkty, služby a informace, které jsou pro každého uživatele zajímavé, a to způsobem, který chrání práva a soukromí každého jednotlivce.

Tento přehled nejdůležitějších aspektů zpracování osobních údajů jsme připravili proto, abychom vás informovali o tom, jak a proč zpracováváme vaše osobní údaje, jakož i o vašich právech a o způsobech, jak je můžete uplatňovat.

Doporučujeme, abyste se s těmito informacemi pečlivě seznámili. V případě jakýchkoli dotazů nás můžete kdykoli kontaktovat prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v zápatí.

Pojmy „my“, „nás“ či „naše“ odkazují na společnost IceWarp Limited, Georgiou Gennadiou 43, 3041 Limassol, Kypr, a zahrnují i ostatní společnosti našeho koncernu. Pojmy „vy“ a „vaše“ odkazují na vás jakožto uživatele našich služeb, zákazníka nakupujícího naše produkty nebo návštěvníka našich webových stránek. Pojem „osobní údaje“ označuje veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen „subjekt údajů“), v obou případech ve smyslu vymezení těchto pojmů v obecném nařízení EU o ochraně osobních údajů („nařízení GDPR“).

Tyto Zásady ochrany osobních údajů, jakož i stejná úroveň ochrany, se vztahují na všechny subjekty údajů bez ohledu na jejich umístění a platí napříč všemi společnostmi našeho koncernu. Osobní údaje můžeme sdílet i mimo náš koncern s jinou osobou uvedenou v těchto zásadách, spolu s omezeným účelem, pro který jí poskytujeme přístup k vašim údajům (pokud jedná jako Zpracovatel). V několika málo případech můžeme vaše údaje rovněž předat externím partnerům, kteří nám pomáhají dodávat Produkty a Služby a kteří v souvislosti s nimi jednají jako Správci. V takových případech se prosím seznamte se zásadami ochrany osobních údajů příslušných externích partnerů, které se na vaše údaje případně vztahují.

Obsah těchto Zásad ochrany osobních údajů

Naším cílem je zajistit co možná největší transparentnost zpracování údajů i těchto Zásad ochrany osobních údajů. Za tímto účelem jsme připravili stručné shrnutí toho, co najdete v tomto dokumentu.

Nejprve představujeme závazek týkající se zabezpečení údajů (viz oddíl B), prohlašujeme, že z vašich údajů nemáme žádný zisk (oddíl C), a zaměřujeme se na specifikaci kategorií osobních údajů, které zpracováváme (viz oddíl D). Aby byly tyto kategorie přehlednější a srozumitelnější, zmiňujeme několik příkladů osobních údajů, o které se může jednat.

Následně uvádíme veškeré účely, pro které jsou údaje zpracovávány, včetně příslušného konkrétního právního základu a stanovené doby zpracovávání (viz oddíl E).

Poté popisujeme, s kým vaše data sdílíme a jakým způsobem (viz oddíl F). Jako subjekt údajů máte svá práva týkající se zpracování vašich osobních údajů. Pokud si je potřebujete všechny připomenout a spolu s nimi i způsoby, jakým je můžete uplatnit, podívejte se do oddílu G.

Vzhledem k tomu, že naše webové stránky (včetně dalších forem naší webové prezentace) obsahují řadu funkcí, které můžete jako návštěvník nebo náš zákazník využívat, připravili jsme přehled těchto funkcí (činností) a doplnili jsme jej o některé důležité informace týkající se zpracování vašich osobních údajů v této souvislosti, abyste snadno našli, co hledáte (viz oddíl H). Popis, jak používáme soubory cookie a další technologie pro sledování pohybu na stránkách, najdete v našich samostatných Zásadách používání souborů cookie .

Dále popisujeme, jakým způsobem jsou osobní údaje zpracovávány v rámci našich jednotlivých produktů a služeb (viz oddíl I).

Náš závazek ohledně zabezpečení údajů

Zabezpečení dat je pro nás klíčové. Abychom zabránili neoprávněnému přístupu k údajům nebo jejich úniku, udržovali správnost údajů a zajistili jejich náležité využívání, zavedli jsme přiměřené fyzické, technické a řídící postupy k ochraně a zajištění údajů, které shromažďujeme online. Je-li to technicky proveditelné nebo jedná-li se o shromažďování či přenos citlivých údajů, jako jsou informace o platební kartě, používáme šifrovací technologie.

Náš závazek poctivého obchodního styku

Žádné osobní údaje shromážděné prostřednictvím našich produktů a služeb neprodáme ani neposkytneme žádné třetí osobě za žádným účelem, který není uveden v těchto Zásadách ochrany osobních údajů, ani je s ní nebudeme za takovým účelem sdílet. Seznam našich přímých zpracovatelů uvedený v oddíle F je průběžně aktualizován, ačkoli tito zpracovatelé využívají služeb dalších dílčích zpracovatelů, jejichž taxativní výčet zde není možné uvést. Seznam účelů pro shromažďování údajů uvedený v oddíle E je kompletní.

Jsme odpovědná společnost, která se nezapojuje do profilování a automatizovaného rozhodování, a vaše údaje neposkytujeme jiným osobám, které by tak mohly činit.

Námi shromažďované osobní údaje

Osobní údaje, které zpracováváme, je možné rozdělit do několika kategorií:

Identifikační údaje , jako je jméno, příjmení nebo uživatelské jméno, pokud jste si jej vytvořili nebo vám bylo přiděleno. Tyto údaje jsou důležité pro správné fungování našich produktů a služeb, jakož i pro to, abychom vás mohli oslovovat jménem.
Kontaktní údaje , jako jsou adresa, telefonní číslo, a zejména e-mailová adresa. Tyto údaje jsou nezbytné pro komunikaci s vámi a fungování některých našich produktů a služeb.
Údaje o nákupu , jako jsou identifikátor objednávky, způsob platby, faktury, objednávky atd.
Údaje o komunikaci , tj. informace o komunikaci s vámi, jako jsou e-maily, záznamy hovorů, dokumenty týkající se projektu a zakázky.
Informace o používání webových stránek , tj. informace týkající se návštěvnosti našich webových stránek a vašeho chování na nich, jako jsou vaše IP adresa, protokoly HTTP získané prostřednictvím vašeho počítače, telefonu nebo tabletu používaného k přístupu na webové stránky.
Informace ze souborů cookie , tj. informace ze souborů cookie a dalších technologií pro sledování pohybu na stránkách, které používáme. Více informací o používání souborů cookie a podobných technologií naleznete v našich Zásadách používání souborů cookie .
Informace o užívání produktů a služeb , tj. informace o užívání našich produktů a služeb, jako jsou záznamy o přístupu k našim produktům, identifikace vašeho počítače, jeho IP adresa nebo název hostitele, ověření platnosti licence, počet a verze použitých licencí, údaje o objednávkách atd.

Důvody zpracování údajů

Ochrana soukromí všech uživatelů je pro nás klíčová. Jejich osobní údaje, jejichž kategorie jsou podrobněji popsány v předchozí kapitole, může společnost IceWarp zpracovávat jako správce pro níže uvedené účely zpracování na uvedeném právním základě, a to po omezenou dobu a pouze ve vymezeném rozsahu.

V první části této kapitoly popisujeme zpracování vašich údajů v souvislosti s prodejem a poskytováním našich produktů a služeb. V druhé části pak popisujeme jejich zpracování v souvislosti s používáním našich webových stránek.

Zpracování související s prodejem a poskytováním našich produktů a služeb

Poskytování našich produktů a služeb nebo souvisejících informací

Můžeme shromažďovat osobní údaje nezbytné k tomu, abychom vám mohli poskytovat naše produkty a služby a komunikovat s vámi jako se zákazníkem nebo zástupcem zákazníka, zejména pokud se rozhodnete:

zaregistrovat si produkt nebo službu,
zaregistrovat se do našeho prodejního programu,
kontaktovat nás, protože potřebujete asistenci nebo další informace,
využít naši zákaznickou podporu,
účastnit se online schůzek nebo událostí nebo
zadat objednávku.

Za tímto účelem jsou zpracovávány tyto kategorie osobních údajů:

identifikační údaje,
kontaktní údaje,
informace o používání webových stránek,
informace o užívání produktů a služeb,
údaje o nákupu a
údaje o komunikaci.

Vaše osobní údaje můžeme také předávat externím poskytovatelům, kteří nám pomáhají zpracovávat vaše platby za objednané produkty a služby. Podrobnosti o tom, jak je nakládáno s vašimi platebními a dalšími údaji, najdete v jejich zásadách ochrany osobních údajů:
PayPal Inc.
Verifone Payments B.V, Avangate Inc. nebo kterákoli z jejich spřízněných osob

Právním základem pro zpracování těchto údajů je plnění smlouvy mezi vámi a námi a nutnost podniknout určité kroky na vaši žádost před uzavřením smlouvy, popřípadě – pokud nejste přímou smluvní stranou příslušné smlouvy – náš oprávněný zájem na plnění případně uzavřené smlouvy.

Údaje jsou zpracovávány po dobu trvání uzavřené smlouvy a plnění závazků, které z ní vyplývají, nebo po dobu 3 let od jejich shromáždění, pokud smlouva nebyla uzavřena.

Sdílení kontaktních údajů s místními partnery

Pokud požadujete poskytnutí produktů nebo služeb v zemi, kde působí naši místní partneři (prodejci, distributoři), můžeme vaše osobní údaje sdílet s místním partnerem, který vás bude kontaktovat s nabídkou našich produktů a služeb.

Za tímto účelem jsou zpracovávány tyto kategorie osobních údajů:

identifikační údaje,
kontaktní údaje a
informace o užívání produktů a služeb (jsou-li relevantní),
údaje o komunikaci a
údaje o nákupu (jsou-li relevantní).

Právním základem pro zpracování těchto údajů je plnění smlouvy mezi vámi a námi, jejímž předmětem je zajištění přístupu k našim produktům či službám prostřednictvím našeho partnera, a nutnost podniknout určité kroky na vaši žádost před uzavřením smlouvy, popřípadě – pokud nejste přímou smluvní stranou příslušné smlouvy – náš oprávněný zájem na plnění smlouvy o zajištění přístupu k našim produktům nebo službám prostřednictvím našeho partnera.

Údaje jsou zpracovávány až do ukončení přenosu dat, zpravidla nanejvýš 1 pracovní den.

Aktuální seznam našich partnerů je k dispozici na adrese: https://www.icewarp.cz/partner/find-partner/ . Tito partneři budou zpracovávat vaše údaje jako samostatní správci osobních údajů.

Ochrana před pirátstvím a neoprávněným užíváním našich produktů a služeb

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat za účelem ochrany před pirátstvím a neoprávněným a nezákonným užíváním našich produktů a služeb, abychom zajistili bezpečné užívání našich produktů a služeb.

Za tímto účelem jsou zpracovávány tyto kategorie osobních údajů:

identifikační údaje,
kontaktní údaje,
informace o používání webových stránek,
informace o užívání produktů a služeb, jsou-li relevantní, a
údaje o komunikaci.

Právním základem pro zpracování těchto údajů je náš oprávněný zájem na ochraně před pirátstvím a neoprávněným užíváním našich produktů a služeb.

Údaje jsou zpracovávány nanejvýš po dobu 10 let od ukončení uzavřené smlouvy, popřípadě po dobu 3 let od jejich shromáždění, pokud smlouva nebyla uzavřena.

Zdokonalování našich produktů a služeb

Můžeme zpracovávat osobní údaje o tom, jak užíváte naše produkty a služby, jaké funkce nejčastěji využíváte apod., abychom lépe porozuměli trendům ve vývoji užívání těchto produktů a služeb, mohli je sledovat, a zároveň tak naše produkty a služby zdokonalovat a dále rozvíjet k vaší spokojenosti, zejména pokud se rozhodnete:

zúčastnit se našeho programu beta testování,
odesílat analytické údaje o nečekaném ukončení aplikace prostřednictvím uživatelské aplikace a
kontaktovat nás s žádostí o asistenci a připojit příslušné protokoly aplikací či služeb.

Za tímto účelem jsou zpracovávány tyto kategorie osobních údajů:

identifikační údaje,
kontaktní údaje,
informace o používání webových stránek,
informace o užívání produktů a služeb a
údaje o komunikaci.

Právním základem pro zpracování těchto údajů je náš oprávněný zájem na zdokonalování našich produktů a služeb. Údaje jsou zpracovávány nanejvýš po dobu 3 let.

Můžeme využívat anonymní statistiky o chování uživatelů shromažďované na základě telemetrického měření WebClient, pokud se z poskytování telemetrických údajů neodhlásíte při instalaci nebo aktualizaci produktu. V rámci těchto statistik nikdy neshromažďujeme žádné osobní údaje.

Interní evidence, statistiky a ochrana našich práv a zájmů

Vaše osobní údaje můžeme rovněž zpracovávat obecně za účelem ochrany našich právních nároků. Vaše údaje můžeme také použít pro účely vytváření statistických přehledů nebo výkazů, abychom měli důkaz o tom, že byla provedena platba za produkty a služby, nebo že máte přístup k určitému produktu nebo službě pouze na určitou dobu, nebo že si můžete naše produkty a služby vyzkoušet na omezenou dobu.

Za tímto účelem jsou zpracovávány tyto kategorie osobních údajů:

identifikační údaje,
kontaktní údaje,
informace o používání webových stránek,
informace o užívání produktů a služeb,
údaje o nákupu a údaje o komunikaci.

Právním základem pro zpracování těchto údajů je náš oprávněný zájem na ochraně našich právních nároků. Údaje jsou zpracovávány nanejvýš po dobu 16 let od ukončení smlouvy, která s vámi byla uzavřena.

Propagace a marketing našich produktů a služeb

Údaje, které jste nám poskytli při hodnocení, registraci nebo nákupu našich produktů a služeb, můžeme používat k tomu, abychom vás informovali o našich dalších produktech a službách a abychom vám zasílali:

nabídky na upgrade či crossgrade,
nabídky na doplňující funkce, které nevyužíváte,
novinky o produktu či službě,
oznámení o tom, že je k dispozici nová verze,
upozornění na služby a
upomínky k platbě.

Za tímto účelem jsou zpracovávány tyto kategorie osobních údajů:

identifikační údaje,
kontaktní údaje,
informace o používání webových stránek,
informace o užívání produktů a služeb a
údaje o komunikaci.

Právním základem pro zpracování těchto údajů je náš oprávněný zájem na propagaci našich produktů a služeb. Údaje jsou zpracovávány nanejvýš po dobu 6 měsíců od ukončení smlouvy, která s vámi byla uzavřena.

Kromě možného vznesení námitky proti zpracování osobních údajů pro marketingové účely (viz F.7) se můžete kdykoli odhlásit z odběru newsletterů pomocí odkazu „Odhlásit se z odběru“ uvedeného v zápatí každé takové zprávy; v takovém případě zpracování veškerých osobních údajů podle tohoto oddílu ukončíme.

Plnění právních povinností

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat také za účelem plnění právních povinností, které se na nás vztahují, zejména v oblasti daní. Musíme být rovněž připraveni spolupracovat s orgány veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon.

Za tímto účelem jsou zpracovávány tyto kategorie osobních údajů:

identifikační údaje,
kontaktní údaje,
informace o používání webových stránek,
údaje o nákupu,
informace o užívání produktů a služeb a
údaje o komunikaci.

Právním základem pro zpracování těchto údajů je plnění našich právních povinností. Údaje jsou zpracovávány po dobu stanovenou zákonem.

Zpracování související s používáním webových stránek

Provozování webových stránek a jejich zabezpečení

Zpracováváme informace o používání webových stránek a informace shromažďované ze souborů cookie, které jsou nezbytné pro provoz webových stránek, včetně jejich zobrazování, funkčnosti a zajištění vaší bezpečnosti. V rámci tohoto účelu vás identifikujeme jako návštěvníka při prohlížení webových stránek nebo při opakovaném přihlášení na naše webové stránky. Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem na řádnou funkčnost našich webových stránek a jejich provozování.

Vaše osobní údaje uchováváme zpravidla po dobu až 2 let od vaší návštěvy našich webových stránek.

Přizpůsobení webových stránek (preference)

Zpracováváme údaje o používání webových stránek za účelem zachování vašich preferencí a personalizace webových stránek. Díky tomu vám můžeme prohlížení webových stránek usnadnit. Za tímto účelem přizpůsobujeme webové stránky – polohu, jazykovou mutaci a zařízení – vašim preferencím. Právním základem pro zpracování údajů o používání webových stránek je náš oprávněný zájem na přizpůsobování webových stránek preferencím zákazníků. Vaše osobní údaje uchováváme zpravidla po dobu až 2 let od vaší návštěvy našich webových stránek.

S vaším souhlasem zpracováváme rovněž informace shromažďované ze souborů cookie, které jsou nezbytné pro personalizaci webových stránek (preferenční soubory cookie), přičemž vaše údaje mohou být v této souvislosti předávány třetím osobám. Právním základem pro zpracování je tedy v tomto případě souhlas, který jste udělili prostřednictvím postranního panelu pro správu souborů cookie. Vaše údaje uchováváme po dobu trvání vašeho souhlasu, nejdéle však 2 roky od jeho obdržení.

Analýza návštěvnosti webových stránek (analytika)

Zpracování vašich údajů o používání webových stránek nám pomáhá porozumět, jakým způsobem návštěvníci naše webové stránky používají. V rámci tohoto účelu monitorujeme návštěvnost našich webových stránek, optimalizujeme je, zajišťujeme zabezpečení vašich osobních údajů a zdokonalujeme webové stránky tak, aby fungovaly bez problémů a aby byly více uživatelsky přívětivé. Právním základem pro zpracování údajů o používání webových stránek je náš oprávněný zájem na shromažďování údajů o používání našich webových stránek za účelem jejich dalšího zdokonalování. Vaše osobní údaje uchováváme zpravidla po dobu až 2 let od vaší návštěvy našich webových stránek.

S vaším souhlasem zpracováváme rovněž informace shromažďované ze souborů cookie, které jsou nezbytné pro analýzu návštěvnosti našich webových stránek (statistické a analytické soubory cookie), přičemž vaše údaje mohou být v této souvislosti předávány třetím osobám. Vaše údaje zpracováváme na základě souhlasu, který jste nám udělili prostřednictvím postranního panelu pro správu souborů cookie. Vaše údaje uchováváme po dobu trvání vašeho souhlasu, nejdéle však 2 roky od jeho obdržení.

Propagace a marketing na našich webových stránkách (marketing)

Informace o používání webových stránek zpracováváme podle potřeby, abychom shromáždili informace o vašich osobních preferencích a mohli vám zobrazovat relevantní reklamu. V rámci tohoto účelu propagujeme a prodáváme produkty a služby na webových stránkách a zobrazujeme vám marketingová sdělení týkající se produktů a služeb, o které jste projevili zájem, a propagujeme naši značku prostřednictvím online propagace. Právním základem pro zpracování údajů o používání webových stránek je náš oprávněný zájem na podporu prodeje našich produktů a služeb. Vaše osobní údaje uchováváme zpravidla po dobu až 2 let od vaší návštěvy našich webových stránek.

S vaším souhlasem zpracováváme rovněž informace shromažďované ze souborů cookie, které jsou nezbytné pro cílení a zobrazování naší reklamy (marketingové soubory cookie), přičemž vaše údaje mohou být v této souvislosti předávány třetím osobám. Právním základem pro zpracování je tedy v tomto případě souhlas, který jste udělili prostřednictvím postranního panelu pro správu souborů cookie. Vaše údaje uchováváme po dobu trvání vašeho souhlasu, nejdéle však 2 roky od jeho obdržení.

Sdílení vašich údajů

Jsme správce údajů. To znamená, že určujeme výše vymezené účely, kvůli nimž shromažďujeme vaše osobní údaje, specifikujeme způsob jejich zpracování a odpovídáme za jejich řádné zpracování. Vaše osobní údaje můžeme sdílet s dalšími společnostmi koncernu IceWarp.

Pokud si vyžádáte naše produkty nebo služby, můžeme vaše osobní údaje předat také místnímu partnerovi jako správci údajů, jak je popsáno výše v rámci účelu „Sdílení kontaktních údajů s místními partnery“.

Kromě toho můžeme vaše osobní údaje sdílet s některými třetími osobami. Většinou se jedná o osoby, které nám pomáhají s poskytováním našich produktů a služeb. Působí jako zpracovatelé údajů a nepoužívají vaše osobní údaje k žádným jiným účelům, než je uvedeno výše.

Vaše osobní údaje mohou být sdíleny rovněž s dalšími subjekty, například sociálními sítěmi, pokud jste nám k tomu udělili souhlas.

Kromě výše uvedeného můžeme vaše osobní údaje sdílet se zástupci vaší společnosti, která jedná jako správce.

Vaše osobní údaje můžeme sdílet s určitými třetími osobami jako dalšími správci, pokud jsme povinni je s nimi sdílet podle platných právních předpisů (zejména s finančními úřady nebo jinými orgány státní správy v rámci výkonu jejich zákonných pravomocí) nebo pokud je takové sdílení vašich osobních údajů nezbytné k dosažení výše vymezených účelů, zejména účelu „Plnění právních povinností“ (například s orgány státní správy nebo osobami, jimž vznikla újma v důsledku vašeho případného protiprávního jednání).

Vaše osobní údaje sdílíme také s třetími osobami jednajícími jako správci údajů, kteří nám pomáhají zpracovávat vaše platby, jak je popsáno v rámci účelu „Poskytování našich produktů a služeb nebo souvisejících informací“.

Pokud sdílíme vaše osobní údaje se zpracovateli nebo správci ve třetích zemích, činíme tak pouze v případě, že Evropská komise rozhodla, že určitá země mimo EU/EHP zajišťuje odpovídající úroveň ochrany, včetně případů, kdy zpracovatelé či správci přijali vhodná ochranná opatření, například Závazná podniková pravidla (BCR) nebo Standardní smluvní doložky (SCC).

Níže uvádíme demonstrativní výčet nezávislých zpracovatelů, kteří chrání vaše osobní údaje:

ZenDesk Inc. (USA) (online ticketingový systém pro poskytování služeb podpory)
The Rocket Science Group LLC (USA) (zasílání newsletterů a servisních upozornění)
Salesforce.com Inc. (USA) (správa obchodních informací a kontaktů)
Google Ireland Limited (Irsko) (online reklama a analýza návštěvnosti)
AppToCloud Services s.r.o. (Česká republika) (poskytování a správa IaaS)
R&D Unlimited Company (Irsko)/Intercom (online chat)
Amazon Web Services Inc. (USA) (poskytovatel úložiště pro mikroslužbu Nahrávky)

Vaše práva spojená se zpracováním

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů máme jakožto správce údajů některá konkrétní práva a povinnosti, ovšem určitá práva náleží i vám. Můžete mít tato práva: i) požadovat přístup ke svým osobním údajům, ii) odvolat svůj souhlas, iii) požadovat opravu svých osobních údajů, iv) požadovat výmaz svých osobních údajů, v) požadovat omezení zpracovávání svých osobních údajů, vi) požadovat přenositelnost osobních údajů, vii) vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, nebo viii) podat stížnost.

Ve všech záležitostech týkajících se zpracování vašich osobních údajů, ať už jde o dotaz, výkon práv, podání stížnosti nebo cokoli jiného, se můžete obracet na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů na e-mailové adrese privacy@icewarp.com . Můžete se rovněž obracet na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů na adrese dpo@icewarp.com .

Vaše žádost bude vyřízena bez zbytečného odkladu, nejdéle však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména pokud bude vaše žádost komplikovaná, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O každém takovém prodloužení vás budeme samozřejmě informovat, včetně uvedení příslušných důvodů.

Dále máte právo podat stížnost u úřadu pro ochranu osobních údajů, jak je popsáno níže.

Právo na přístup

Můžete mít právo vyžádat si od nás potvrzení o tom, zda jsou zpracovávány osobní údaje týkající se vaší osoby, a v takovém případě požadovat přístup k vašim osobním údajům. Informace o zpracování osobních údajů zahrnují účely zpracování, relevantní kategorie osobních údajů a příjemce nebo skupiny (kategorie) příjemců, kterým byly nebo budou vaše osobní údaje sděleny, atd. Nejedná se však o absolutní právo – vaše právo na přístup může být omezeno zájmy jiných osob. Dále můžete mít právo obdržet kopii vašich osobních údajů, které jsou zpracovávány. Za další vyžádané kopie můžeme účtovat přiměřený poplatek s ohledem na administrativní výdaje.

Právo na odvolání souhlasu

Můžete mít právo kdykoli odvolat souhlas, který jste nám udělili pro některé konkrétní účely. Můžete tak učinit na našich webových stránkách nebo nás za tímto účelem kontaktovat. Odvolání souhlasu však nemá vliv na zákonnost zpracování údajů, které se uskutečnilo před odvoláním takového souhlasu.

Právo na opravu

Můžete mít právo na to, abychom opravili nepřesné osobní údaje. V závislosti na účelech zpracování můžete mít právo na doplnění neúplných osobních údajů, zejména poskytnutím dodatečného prohlášení.

Právo na výmaz (právo být zapomenut):

V některých případech máte právo na výmaz vašich soukromých údajů. Vaše osobní údaje vymažeme bez zbytečného odkladu, pokud platí některý z těchto důvodů:

vaše osobní údaje již pro účely, pro které jsme je zpracovávali, nepotřebujeme,
uplatníte své právo vznést námitku proti zpracování (viz oddíl „Právo vznést námitku proti zpracování“ níže) ve vztahu k osobním údajům, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, a my dojdeme k závěru, že již nemáme žádné oprávněné zájmy, které by takové zpracování odůvodňovaly, nebo
zdá se, že naše zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.

Toto právo se neuplatní, pokud je zpracování vašich osobních údajů stále nezbytné pro:

plnění našich zákonných povinností,
účely archivace, vědecký či historický výzkum nebo pro statistické účely, nebo
určení, uplatnění nebo obhajobu právních nároků.

Právo na omezení zpracování

V některých případech můžete kromě práva na výmaz uplatnit i právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo vám v určitých případech umožňuje požadovat, aby byly vaše osobní údaje označeny a aby tyto údaje nebyly předmětem žádného dalšího zpracování – v tomto případě však nikoli navždy (jako je tomu v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Jsme povinni omezit zpracování osobních údajů, pokud:

zpochybníte správnost osobních údajů, dokud se nedohodneme na jejich správné verzi,
zpracováváme vaše osobní údaje bez dostatečného právního důvodu (například nad rámec toho, co jsme povinni zpracovávat), ale vy upřednostňujete pouze omezení zpracování takových údajů před jejich výmazem (například pokud předpokládáte, že nám tyto údaje v budoucnu poskytnete),
vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro výše uvedené účely zpracování, ale vy je potřebujete pro určení, uplatnění nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
vznesete námitku proti zpracování. Právo vznést námitku je podrobněji popsáno níže v kapitole nazvané „Právo vznést námitku proti zpracování“. Je-li váš nárok oprávněný, jsme po dobu, po kterou vaše údaje uchováváme, povinni omezit zpracování vašich osobních údajů.

Právo na přenositelnost osobních údajů

Máte právo obdržet od nás všechny osobní údaje, které jste nám sami poskytli a které zpracováváme na základě plnění smlouvy. Vaše osobní údaje poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli vámi vyžádané údaje snadno předat, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích. Nemusíme být vždy a za všech okolností schopni předat vám v této podobě i veškeré údaje, které uchováváme v tištěné podobě.

Právo vznést námitku

Za určitých podmínek můžete mít právo vznést námitku z důvodů souvisejících s konkrétní situací, a to kdykoli v průběhu našeho zpracovávání vašich osobních údajů, a my můžeme být povinni zdržet se dalšího zpracovávání vašich osobních údajů.

Podání stížnosti

Dále jste oprávněni podat stížnost ohledně zpracování vašich osobních údajů u příslušného dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů, tj. v našem případě u úřadu příslušném pro naši hlavní provozovnu v České republice, tedy u Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Česká republika, e-mail: posta@uoou.cz

Používání údajů na webových stránkách

Na našich webových stránkách zpracováváme vaše osobní údaje v souvislosti s následujícími činnostmi, a to pro účely a v rámci kategorií osobních údajů uvedených výše:

Online chat

Rádi bychom vám v rámci našich webových stránek poskytli interaktivní platformu podpory, kde v krátkém reakčním čase získáte požadované informace či pomoc s nastavením produktu a řešením problémů. V rámci uvedené činnosti zpracováváme osobní údaje pro tyto účely:

poskytování našich produktů a služeb nebo souvisejících informací,
zdokonalování našich produktů a služeb a
propagace a marketing našich produktů a služeb.

Jsou zpracovávány tyto kategorie osobních údajů:

identifikační údaje,
kontaktní údaje,
informace o užívání produktů a služeb,
informace o používání webových stránek,
údaje o komunikaci a
veškeré další údaje, které nám poskytnete.

Newsletter

Rádi bychom vám poskytovali aktuální a důležité informace ohledně našich produktů a služeb.

Zpracování osobních údajů v rámci této činnosti se provádí za účelem propagace a marketingu našich produktů a služeb, přičemž v této souvislosti jsou zpracovávány tyto kategorie osobních údajů:

identifikační údaje a
kontaktní údaje a
statistiky týkající se doručování e-mailů, míry otevření a míry prokliku.

Kontaktujte nás

Máte-li jakékoli dotazy týkající se našich produktů a služeb, můžete nás kontaktovat prostřednictvím našich webových stránek.

V rámci uvedené činnosti zpracováváme osobní údaje pro tyto účely:

poskytování našich produktů a služeb nebo souvisejících informací,
ochrana před pirátstvím a neoprávněným užíváním našich produktů a služeb,
zdokonalování našich produktů a služeb,
interní evidence, statistiky a ochrana našich práv a zájmů,
propagace a marketing našich produktů a služeb a
plnění právních povinností.

Jsou zpracovávány tyto kategorie osobních údajů:

identifikační údaje,
kontaktní údaje,
informace o užívání produktů a služeb,
údaje o komunikaci a
veškeré další údaje, které nám poskytnete.

Domluvte si schůzku

Pokud preferujete individuální a cílenější přístup a rádi byste s námi probrali naše produkty a služby osobně, můžete si s námi prostřednictvím našich webových stránek domluvit schůzku.

V rámci uvedené činnosti zpracováváme osobní údaje pro tyto účely:

poskytování našich produktů a služeb nebo souvisejících informací,
sdílení kontaktních údajů s místními partnery a
propagace a marketing našich produktů a služeb.

Jsou zpracovávány tyto kategorie osobních údajů:

identifikační údaje,
kontaktní údaje,
údaje o komunikaci a
veškeré další údaje, které nám poskytnete.

Získejte cenovou nabídku

Na našich webových stránkách si můžete vyžádat individuální cenovou nabídku našich produktů a služeb.

V rámci uvedené činnosti zpracováváme osobní údaje pro tyto účely:

poskytování našich produktů a služeb nebo souvisejících informací,
sdílení kontaktních údajů s místními partnery,
interní evidence, statistiky a ochrana našich práv a zájmů a
propagace a marketing našich produktů a služeb.

Jsou zpracovávány tyto kategorie osobních údajů:

identifikační údaje,
kontaktní údaje,
údaje o komunikaci.

Kontaktujte technickou podporu

Máte-li jakékoli dotazy týkající se našich produktů a služeb, můžete nás kontaktovat prostřednictvím našich webových stránek.

V rámci uvedené činnosti zpracováváme osobní údaje pro tyto účely:

poskytování našich produktů a služeb nebo souvisejících informací,
zdokonalování našich produktů a služeb,
interní evidence, statistiky a ochrana našich práv a zájmů,

Jsou zpracovávány tyto kategorie osobních údajů:

identifikační údaje,
kontaktní údaje,
informace o užívání produktů a služeb,
údaje o komunikaci a
veškeré další údaje, které nám poskytnete.

Zkušební verze zdarma

Naše produkty a služby si můžete vyzkoušet zdarma, avšak pouze na omezenou dobu.

V rámci uvedené činnosti zpracováváme osobní údaje pro tyto účely:

poskytování našich produktů a služeb nebo souvisejících informací,
sdílení kontaktních údajů s místními partnery,
ochrana před pirátstvím a neoprávněným užíváním našich produktů a služeb,
interní evidence, statistiky a ochrana našich práv a zájmů,
propagace a marketing našich produktů a služeb a
plnění právních povinností.

Jsou zpracovávány tyto kategorie osobních údajů:

identifikační údaje,
kontaktní údaje,
informace o užívání produktů a služeb a
údaje o komunikaci.

Zadání objednávky

Na našich webových stránkách si můžete objednat naše produkty a služby.

V rámci uvedené činnosti zpracováváme osobní údaje pro tyto účely:

poskytování našich produktů a služeb nebo souvisejících informací,
sdílení kontaktních údajů s místními partnery,
interní evidence, statistiky a ochrana našich práv a zájmů,
propagace a marketing našich produktů a služeb.

Jsou zpracovávány tyto kategorie osobních údajů:

identifikační údaje,
kontaktní údaje,
informace o užívání produktů a služeb,
údaje o komunikaci a
údaje o nákupu.

Používání údajů v našich produktech a službách

Používáte-li některý produkt, který vám poskytla vaše organizace (například zaměstnavatel), pak daná organizace jedná ve vztahu k vašim osobním údajům jako správce a má plnou kontrolu nad produktem, který používáte, jakož i vašimi osobními údaji v rámci tohoto produktu. Součástí mohou být mimo jiné údaje o užívání produktu a údaje o vaší komunikaci v rámci daného produktu. Totéž platí v případě, že vaší organizaci poskytujeme služby.

O zpracování vašich osobních údajů v rámci těchto produktů a služeb tedy rozhoduje vaše organizace a zpracování se v takovém případě řídí jejími zásadami ochrany osobních údajů. Máte-li jakékoli dotazy ohledně zpracování vašich osobních údajů v rámci těchto produktů a služeb, popřípadě chcete-li uplatnit některá práva podle právních předpisů o ochraně osobních údajů, obraťte se na svou organizaci.

Podrobné informace o tom, jaké údaje jsou zpracovávány v našich produktech a v souvislosti s poskytováním našich služeb, jsou uvedeny níže. Úplná specifikace těchto produktů a služeb je k dispozici na našich webových stránkách.

Zpracování údajů v rámci našich produktů

Naše produkty fungují buď na bázi cloudu, kdy je produkt hostován na námi poskytované infrastruktuře, nebo lokálně, kdy je produkt umístěn či provozován na serveru nebo zařízeních vaší organizace.

Pokud vaše organizace využívá produkty fungující na bázi cloudu nebo pokud vaší organizaci poskytujeme služby, zpracováváme vaše osobní údaje pouze za účelem plnění smlouvy o poskytování produktů vaší organizaci, kde ve vztahu k vaší organizaci jednáme jako zpracovatel v souladu s uzavřenou smlouvou o zpracování údajů.

Pokud vaše organizace využívá produkty fungující lokálně, nemáme k vašim osobním údajům žádný přístup a veškeré vaše údaje tedy zpracovává vaše organizace jakožto správce údajů.

Naše portfolio zahrnuje tyto produkty:

IceWarp Suite

Náš hlavní produkt kombinuje e-mailovou a komunikační platformu (e-mail, online chat, konferenční videohovory), platformu pro chat a spolupráci v reálném čase (TeamChat) a platformu pro úložiště dat (FileSync), které jsou dostupné uživatelům prostřednictvím internetu (WebClient), desktopové aplikace (Desktop Client) a mobilní aplikace (aplikace IceWarp). Tyto produkty společně zpracovávají následující údaje:

identifikační údaje,
kontaktní údaje,
informace o užívání produktů a služeb, včetně metadat o vkládání jakýchkoli údajů do těchto produktů, metadat o odesílání, přijímání a zobrazení zpráv a souborů, vyhledávacích dotazech, použitých klíčových slovech atd.,
jakékoli další údaje, které jsou do těchto produktů zadány, nahrány nebo jsou jimi generovány, včetně obsahu případných e-mailů, zpráv, kalendářů, úkolů, kontaktních údajů, sdílených souborů atd.

Desktopové aplikace

Desktopové aplikace (Desktop Client, TeamChat Desktop, Outlook Sync, Desktop Office) synchronizují e-maily, kalendáře, kontakty, úkoly, poznámky, obsah chatu a soubory se společností IceWarp. Tyto produkty zpracovávají následující údaje:

identifikační údaje,
kontaktní údaje,
informace o užívání produktů a služeb, včetně metadat o vkládání jakýchkoli údajů do těchto produktů, metadat o odesílání, přijímání a zobrazení zpráv a souborů, vyhledávacích dotazech, použitých klíčových slovech atd.,
jakékoli další údaje, které jsou do těchto produktů zadány, nahrány nebo jsou jimi generovány, včetně obsahu případných e-mailů, zpráv, kalendářů, úkolů, kontaktních údajů, sdílených souborů atd.

Mobilní aplikace

Mobilní aplikace zpracovávají údaje ve stejném rozsahu jako desktopové aplikace, avšak s několika specifiky:

informace o užívání produktů a služeb mohou zahrnovat metadata o mobilním zařízení, telefonním čísle, čísle IMEI, diagnostické údaje týkající se aplikace, údaje o nečekaném ukončení aplikace a další telemetrické údaje, pokud se rozhodnete poskytovat zpětnou vazbu o používání aplikace,
informace o užívání produktů a služeb mohou zahrnovat metadata o autorizacích a přihlášení do aplikací (aplikace Authenticator),
informace o užívání produktů a služeb mohou zahrnovat polohové údaje (aplikace IceChat),
jakékoli další údaje, které jsou do těchto aplikací zadány, nahrány nebo jsou jimi generovány, včetně obsahu uloženého v příslušném zařízení, jako jsou fotografie a soubory (aplikace IceChat a IceWarp).

Zpracování údajů v rámci našich cloudových mikroslužeb

Poskytujeme rovněž jednoúčelové cloudové služby (tzv. mikroslužby), které jsou hostovány na infrastruktuře poskytované společností IceWarp. Mikroslužby jsou k dispozici pro zákazníky využívající jak cloudová, tak lokální řešení.

V souvislosti s údaji zpracovávanými na naší infrastruktuře zpracováváme vaše osobní údaje pouze za účelem plnění smlouvy o poskytování produktů vaší organizaci, kde ve vztahu k vaší organizaci jednáme jako zpracovatel v souladu s uzavřenou smlouvou o zpracování údajů (vztahuje se na zákazníky využívající cloudová řešení a na zákazníky využívající v rámci lokálních řešení služby Nahrávky a Dashboard).

V souvislosti s využíváním mikroslužeb (vyjma služeb Nahrávky a Dashboard) v případě zákazníků využívajících lokální řešení nedochází ke zpracování žádných údajů, neboť tyto mikroslužby fungují pouze jako běhové prostředí. Všechny údaje zůstávají uložené na serveru vaší organizace nebo na zařízeních poskytnutých vaší organizací.

Naše portfolio zahrnuje tyto mikroslužby:

Konference

Naše mikroslužba Konference umožňuje zabezpečené konferenční videohovory, které běží v prohlížeči, aniž by bylo nutné cokoli instalovat do zařízení uživatele. Součástí jsou funkce jako sdílení obrazovky, on-line chat nebo zabezpečení schůzek heslem. V rámci této mikroslužby jsou zpracovávány tyto údaje:

identifikační údaje,
kontaktní údaje,
informace o užívání produktů a služeb, včetně metadat o vkládání jakýchkoli údajů do této mikroslužby, metadat o případně uskutečněných konferenčních hovorech, metadat o odesílání, přijímání a zobrazení zpráv atd.,
jakékoli další údaje, které jsou do této mikroslužby zadány, nahrány nebo jsou jejím prostřednictvím generovány, včetně obsahu případných hovorů, zpráv, sdílených souborů, sdílených obrazovek atd.

Nahrávky

Mikroslužba Nahrávky umožňuje nahrát jakýkoli uskutečněný konferenční videohovor a uložit jej na náš cloud. Každá osoba, která pořizuje tyto záznamy, odpovídá za další zpracování nahrávek, a je povinna informovat veškeré účastníky o tom, že bude videohovor nahráván, uchováván a/nebo dále šířen, a vyžádat si jejich souhlas.

Pokud se vaše organizace (uživatel našich lokálních produktů či cloudových služeb) rozhodne využívat mikroslužbu Nahrávky a pořízené záznamy ukládat na cloud, stává se smluvní stranou smlouvy o zpracování údajů poskytovatele úložiště mikroslužby Nahrávky uvedeného v oddíle F.

Dokumenty

Naše mikroslužba Dokumenty umožňuje vytvářet, upravovat a sdílet dokumenty, tabulky a prezentace v prohlížeči. Mikroslužba Dokumenty také umožňuje spolupráci uživatelů v rámci organizace v reálném čase. V rámci této mikroslužby jsou zpracovávány tyto údaje:

identifikační údaje,
kontaktní údaje,
informace o užívání produktů a služeb, včetně metadat o vkládání jakýchkoli údajů do této mikroslužby, metadat o jakýchkoli vytvořených dokumentech, jejich úpravách, metadat o spolupráci na dokumentech a sdílení těchto dokumentů,
jakékoli další údaje, které jsou do této mikroslužby zadány, nahrány nebo jsou jejím prostřednictvím generovány, včetně obsahu případných dokumentů, včetně komentářů a revizí atd.

Antivirus

Naše mikroslužba Antivirus zajišťuje zabezpečení dokumentů a příloh od různých dodavatelů porovnáváním anonymních signatur souborů s globální databází dříve skenovaných signatur souborů, která je uložena na cloudu. Neznámé soubory se bezpečně nahrají do služby, kde jsou zkontrolovány a následně smazány. V rámci této mikroslužby jsou zpracovávány tyto údaje:

identifikační údaje,
kontaktní údaje,
informace o užívání produktů a služeb, včetně metadat o vkládání jakýchkoli údajů do této mikroslužby, metadat o jakýchkoli nahraných a skenovaných dokumentech, metadat o odhalení škodlivého kódu v dokumentech,
jakékoli další údaje, které jsou do této mikroslužby zadány, nahrány nebo jsou jejím prostřednictvím generovány, včetně obsahu případných dokumentů.

Náhled

Mikroslužba Náhled přenáší zpracování náhledů souborů/médií/dokumentů ze serveru na cloud. Díky tomu je možné zobrazit přehlednou verzi dokumentu předtím, než jej uživatel otevře. Podporované soubory jsou bezpečně nahrány do služby, převedeny na miniaturu a smazány. V rámci této mikroslužby jsou zpracovávány tyto údaje:

identifikační údaje,
kontaktní údaje,
informace o užívání produktů a služeb, včetně metadat o vkládání jakýchkoli údajů do této mikroslužby, metadat o jakýchkoli nahraných souborech, metadat o formátu původního dokumentu a výsledné miniatury,
jakékoli další údaje, které jsou do této mikroslužby zadány, nahrány nebo jsou jejím prostřednictvím generovány, včetně obsahu případných dokumentů.

Zkracovač

Služba Zkracovač usnadňuje sdílení souborů tím, že vytváří zkrácenou verzi webové adresy souboru. Služba ukládá původní adresu URL, výslednou zkrácenou adresu URL a při každém přístupu ke zkrácenému odkazu zaznamenává také čas a IP adresu použitou k přístupu, čímž uživateli poskytuje statistiky otevření souborů, jakož i informaci o zeměpisné poloze příjemce souboru. V rámci této mikroslužby jsou zpracovávány tyto údaje:

identifikační údaje,
kontaktní údaje,
IP adresy použité k přístupu prostřednictvím zkrácené adresy,
identifikace zařízení použitých k přístupu prostřednictvím zkrácené adresy,
informace o užívání produktů a služeb, včetně metadat použití této mikroslužby, metadat o jakýchkoli zkrácených adresách, metadat o odkazovaných souborech.

Dashboard

Dashboard soustředí nejdůležitější informace pro uživatele do speciálního interaktivního panelu. Tato mikroslužba ukládá a zobrazuje nastavení Dashboardu uživatele, obrázek na pozadí a údaje v poznámkách. V rámci této mikroslužby jsou zpracovávány tyto údaje:

identifikační údaje,
kontaktní údaje,
poznámky,
připnuté položky (soubory, vlákna v rámci TeamChatu, nahrávky atd.),
informace o užívání produktů a služeb, včetně metadat o vkládání jakýchkoli údajů do této mikroslužby, metadat o jakýchkoli připnutých položkách, metadat o nastavení rozhraní daného uživatele,
jakékoli další údaje, které jsou do této mikroslužby zadány, nahrány nebo jsou jejím prostřednictvím generovány, včetně obsahu případných dokumentů.

Zpracování údajů při poskytování odborných služeb

Při poskytování našich služeb musíme v některých případech zpracovávat vaše osobní údaje jménem vaší organizace.

V případech, kdy v rámci takové služby zpracováváme osobní údaje, tj. v případě služby Migrace, kdy zpracováváme veškeré údaje, které jsou importovány do našich produktů, nebo jsou z nich naopak exportovány, jednáme vůči vaší organizaci jako zpracovatel v souladu s uzavřenou smlouvou o zpracování údajů.

V ostatních případech zpravidla nemáme k údajům žádný přístup a žádné údaje tedy v rámci dané služby nezpracováváme; nicméně při poskytování dané služby se může stát, že jednorázově či náhodně získáme k údajům přístup. V těchto případech jednáme jako osoba s přístupem k osobním údajům z pověření správce, tj. vaší organizace. To platí i pro ostatní služby, tj. služby Implementace (Deployment), Aktualizace (Upgrades), Školení (Trainings), Poradenství (Consulting), Zdravotní kontrola (Health Check), Podpora (Support) (včetně předplatného SLA), Správa služeb (Managed Services), Monitoring, Vývoj individuálních řešení (Custom Development) a Individuální služby (Custom Services).

Změny Zásad ochrany osobních údajů

Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od 2. ledna 2023. Tyto Zásady ochrany osobních údajů můžeme průběžně měnit, proto je pravidelně kontrolujte. Veškeré případné změny těchto Zásad ochrany osobních údajů zveřejníme na našich webových stránkách. Ve vztahu k novým uživatelům budou takové změny platit okamžitě, ve vztahu ke stávajícím uživatelům pak od data účinnosti zveřejněné změny, pokud budou daní uživatelé tou dobou příslušné produkty/služby stále využívat. Pokud provedeme jakékoli změny těchto Zásad ochrany osobních údajů, které podstatně ovlivní naše postupy týkající se osobních údajů, které jsme od vás v minulosti shromáždili, budeme se snažit vás o takové změně předem informovat jejím vyznačením na našich webových stránkách. Pokud se změnami v používání vašich osobních údajů nesouhlasíte, měli byste nás vyzvat, abychom vám deaktivovali účet a vaše údaje smazali.

Obraťte se na našeho pověřence pro zpracování osobních údajů

Pokud máte jakékoli dotazy týkající se těchto Zásad ochrany osobních údajů nebo naší Smlouvy o zpracování údajů nebo jakýchkoli našich aktivit týkajících se vašich osobních údajů, obraťte se na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů na adrese dpo@icewarp.com . Můžete nám rovněž napsat na adresu:

IceWarp Limited

K rukám: Pověřenec pro ochranu osobních údajů společnosti IceWarp

P.O.Box 50184

3601 Limassol

Kypr